Plantilla de hoja de horas de empleado en Google Sheets

El seguimiento de las horas de trabajo de los empleados es esencial para la administración de RR.HH., las nóminas, el cálculo de las horas extraordinarias y la medición de la productividad. En muchos países, también es un requisito legal.

Si contrata autónomos o personal a tiempo parcial por horas, necesita un sistema sencillo para hacer el seguimiento de sus horas y pagarles en consecuencia.

Aunque dirija una plantilla a tiempo completo, hay muchas razones para pedir a su equipo que fiche a la entrada y a la salida. Puede que desee controlar el bajo rendimiento o prevenir el agotamiento si su personal está sobrecargado de trabajo. A menos que esté personalmente presente en la oficina en todo momento, puede ser difícil obtener una visión precisa de las horas de trabajo de su equipo. Y si trabajan a distancia, es esencial disponer de un cómodo sistema de control horario en línea.

Es posible adquirir un software especializado de gestión del tiempo. Pero las pymes no tienen por qué gastarse un dineral. Puedes crear tu propio sistema de control horario a partir de una plantilla de hoja de horas de los empleados, totalmente en hojas de cálculo.

¿Por qué utilizar Google Sheets para gestionar hojas de horas?

• Flexibles: Las hojas de cálculo en línea son realmente flexibles, por lo que pueden utilizarse para crear un sistema de hoja de horas a la medida de su empresa. Tú mismo puedes modificar o adaptar los archivos siempre que necesites cambios, sin necesidad de codificación ni de un equipo informático.
• Accesible: Como Google Sheets está basado en la nube, puedes controlar las horas de tu equipo desde tu portátil o móvil desde cualquier lugar. Además, ahorrarás dinero en software innecesario al mantenerlo todo en hojas de cálculo.
• Compatible con todo: el resto del software se integra con Google Sheets. Como resultado, puedes importar datos de otras partes de la empresa, como finanzas, centralizándolo todo en tus Hojas de cálculo de Google.
• Fácil de usar: La mayoría de los miembros de su equipo probablemente ya utilicen hojas de cálculo, por lo que podrán empezar a utilizar un sistema de hoja de horas basado en hojas de cálculo sin necesidad de formación. Además, el sistema está preparado para el futuro y es fácil de mantener.

Cómo empezar

La plantilla de hoja de horas de empleado de Sheetgo en Google Sheets es una plantilla de flujo de trabajo. Eso significa que es un sistema pre-construido para la gestión automatizada de hojas de horas, para múltiples miembros del equipo.

La plantilla proporciona a cada empleado un archivo sencillo y privado en el que puede registrar y controlar sus horas de trabajo y descansos. Al mismo tiempo, el gestor obtiene una visión general de las hojas de horas de todo el equipo.

¿Qué es una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo?

Mientras que una plantilla de hoja de cálculo normal es un único archivo que contiene tablas, gráficos y fórmulas, una plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo es un sistema completo.

Se trata de un grupo de hojas de cálculo de Google conectadas que se envían datos entre sí. Esto permite a los usuarios compartir datos con otros sin tener que compartir sus propias hojas de cálculo personales.

Una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo le ofrece:

• Organización y privacidad de los datos: Cada hoja de cálculo se dedica a una tarea, lo que mantiene los flujos de datos seguros y separados.
• Escalabilidad: La función de compartir de Google Sheets es potente, pero cuando hay muchas personas trabajando en la misma hoja de cálculo, el archivo puede volverse grande y lento. Mantener los datos en archivos individuales ayuda a garantizar que el sistema funcione sin problemas. Cada vez que necesites añadir otra hoja de horas, sólo tienes que copiar una de las hojas de cálculo y compartirla con el compañero adicional.
• Integración: Además de poder importar datos de distintos programas, un flujo de trabajo basado en hojas de cálculo permite a los responsables de RRHH fusionar datos de los departamentos. En un par de clics, puedes conectar el flujo de trabajo de las hojas de horas de los empleados con el de contabilidad (o los de otros departamentos) para crear informes para los directores.

Lo que obtienes con esta plantilla:

Cuando instale el Sheetgo Plantilla de hoja de horas de empleado, se guardan en Google Drive tres archivos de Google Sheets con conexiones Sheetgo predefinidas:

Dos Empleado hojas de cálculo en una carpeta. Cambie el nombre de estos archivos y compártalos con los miembros del equipo y haga tantas copias como necesite para los empleados adicionales. Cada empleado utiliza su archivo personal para registrar las horas que trabaja.

Un Gestión del horario de los empleados hoja maestra para el responsable de RRHH. Los datos fluyen a este archivo desde las hojas de cálculo de Empleados, proporcionando un resumen de las horas de trabajo de cada uno y cuadros de mando automatizados.

Cómo obtener la plantilla de flujo de trabajo

Haga clic en el botón azul de abajo para instalar la plantilla de flujo de trabajo Sheetgo Employee Timesheet

1. Inicia sesión en Sheetgo con tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox.
2. Haga clic en Instalar plantilla.
3. Espere unos instantes mientras Sheetgo crea copias de los archivos y los conecta.

Se abre la hoja maestra de Gestión de Horarios de Empleados dentro de Sheetgo.

En el flujo de trabajo diagrama en el panel lateral a la derecha de la pantalla, verá flechas que van desde la carpeta de hojas de cálculo de Empleados a la hoja maestra. Estas son las conexiones de Sheetgo que transportan los datos de archivo a archivo.

Cómo utilizar la plantilla Hoja de horas del empleado

Paso 1: Borrar los datos de la muestra

Observará que el Empleado contienen datos de muestra en Hoja de horas esto es sólo para mostrarte cómo funciona toda la plantilla. Puedes eliminar esta información o pedir a tus compañeros que lo hagan ellos mismos antes de empezar a utilizar la hoja de cálculo.

Paso 2: Comparte las hojas de cálculo con tus colegas

Desde Sheetgo, abra uno de los Empleado y haga clic en Compartir en la esquina superior derecha de la pantalla.

Ahora cambia el nombre de la hoja de cálculo y compártela con el colega adecuado utilizando el botón verde Compartir en Google Sheets.

Paso 3: Los empleados empiezan a fichar sus horas

Una vez que se les haya asignado una hoja de cálculo personal, cada empleado deberá empezar a registrar sus horas de trabajo en la hoja de cálculo. Hoja de horas ficha.

No hay necesidad de que introduzcan nada en el gris Columna F (Horas trabajadas) ya que la plantilla lo calcula automáticamente.

Paso 4: Transferir los datos

Cuando todos los miembros de su equipo hayan empezado a registrar sus horas, deberá introducir esos datos en su hoja maestra actualizando el flujo de trabajo.

La plantilla contiene conexiones Sheetgo preconstruidas, por lo que puede hacerlo con un solo clic.

Haga clic en Flujo de trabajo para abrir la barra lateral y, a continuación, pulse Ejecutar.

Paso 5: Automatice el flujo de trabajo de su hoja de horas

Si gestiona un equipo numeroso y tiene que tratar con varias hojas de horas, puede programar el flujo de trabajo para que se ejecute automáticamente, de modo que siempre disponga de los datos más recientes de las hojas de horas de cada empleado.

Haga clic en Flujo de trabajo y seleccione Automatice de la barra de menús.

Elija la frecuencia de las transferencias automáticas: desde una vez por hora hasta una vez al mes.

Cómo añadir más fichas de empleado

Puede añadir más Empleado hojas de cálculo al flujo de trabajo duplicando una de las hojas de entrada y conectándola con nuevas conexiones de Sheetgo.

1. Ve a tu Google Drive y abre la carpeta Plantillas Sheetgo > Gestión del horario de los empleados.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón en uno de los Ficheros de Empleados y haga clic en Hacer una copia.

4.Junto a la conexión Todos los informes de control horario haga clic en el menú de 3 puntos (⋮) y seleccione Editar.

En Fuente de datos: Varios archivos, verá los dos Empleado archivos que están conectados actualmente.

5. Haga clic en +Añadir otro archivo fuente
6. Haga clic en +Seleccionar archivo, localiza el archivo del nuevo empleado en Google Drive y haz clic en Hecho.
7. El archivo aparece en Sheetgo. Seleccione ahora la pestaña del archivo correcto: Hoja de horas.
8. Haga clic en Terminar y guardar.

Si echa un vistazo al Flujo de trabajo, verás que el nuevo archivo está ahora conectado.

Para obtener más información sobre la ampliación de la plantilla, consulte la página instrucciones aquí.